Telesecretarias

Una de las cosas más dramáticas cuando uno desarrolla nuevos negocios o cuando en general está trabajando, lo constituye la falta de tiempo.

Uno generalmente nunca acaba las cosas que tenía pendientes para ese día y tenemos siempre al tiempo encima de nosotros como un enemigo insaciable que no nos da tregua.

Es importante por eso tener y adoptar estrategias que nos permitan eliminar una serie de factores que nos distraen o nos interrumpen en el desarrollo de nuestras tareas diarias (les recomiendo leer Cómo ser más Productivo Imponiendo la Cultura de la No Interrupción en Nuestra Empresa).

Una de dichas estrategias es la que recomienda Julie Morgenstern en su libro Never Check Email In The Morning y que es comentado en el website LifeHacker.

Esa simple estrategia consiste en llegar a nuestro trabajo o negocio y no contestar emails hasta después de hacer nuestras tareas o al menos una tarea que teníamos proyectada.

La idea con esto es aprovechar las primeras horas de la mañana que nos encontramos totalmente frescos para avanzar lo más que podamos en nuestras tareas. Si nos ponemos a contestar emails lo que va a ocurrir es que vamos a perder nuestras primeras horas en eso y vamos a terminar en algo desgastados.

Asimismo, en las mañanas es natural que las personas esperen que sus emails no sean contestados en forma inmediata por que tal vez uno está en una reunión fuera de la oficina.

Se trata de un simple consejo que en todo caso deberá adaptarse a su forma de trabajo. Incluso puede ser un aliciente para hacer las cosas más rápidas en la mañana con la finalidad de poder llegar a contestar los emails que uno puede tener pendientes.

Alberto Villanueva

Uno puede tener el mejor producto o servicio del mundo pero si no lo da a conocer difícilmente podrá tener una idea de negocios rentable y exitosa, pero el dar a conocer nuestra idea de negocios no es un proceso simple.

Uno debe estar por ejemplo preparado para afrontar la mayor demanda que pueda originar la difusión de nuestra idea de negocios y cubrir una serie de aspectos de logística propios de una mayor producción y otros aspectos que en todo caso están dentro de nuestra capacidad de emprendedores poder preveerlos y solucionarlos.

El problema se suscita en el proceso de difusión de la idea de negocios dado que el emprendedor no necesariamente es un experto en temas de marketing o mercadeo y usualmente por ejemplo no tiene los contactos necesarios para acceder a diversos medios de comunicación que puedan dar a conocer su idea de negocios.

Si bien lo óptimo es contratar a un experto en marketing, muchas veces un pequeño negocio o pequeña o incluso mediana empresa no están en capacidad de contratar a ese tipo de profesionales.

En el website Duct Tape Marketing nos recomiendan por eso que tal vez una buena alternativa sería contratar a un periodista que tenga acceso precisamente a la red de contactos al interior de diversos medios de comunicación y que nos pueda ayudar a difundir nuestra idea de negocios.

El periodista nos ayudará además a darle un enfoque noticioso a nuestro producto o servicio para que pueda ser “noticia” y pueda ser difundida por los medios de comunicación como un hecho novedoso y original que merezca ser difundida en esos medios.

Para el periodista esta será una tarea a tiempo parcial y ejercida en sus tiempos libres por lo que los costos serán menores que tener contratado a tiempo completo a un profesional en marketing a quien contrataremos en una segunda etapa.

Puede leer el artículo comentado de Duct Tape Marketing en inglés haciendo click aquí en este link

Haga Negocios

Milton Erickson, que era una persona que sabía mucho de trabajar con la mente, explicaba en una de sus metáforas:

Una de mis alumnas, una chica de menos de un metro y medio de altura, me preguntó si había procedido bien. Una noche salió a pasear con su perrito, y se encontró con un pastor alemán con ganas de comérselos a los dos. Ella cogió a su perrito en brazos y empezó a gritar al pastor alemán, que se fue asustado. Porque cuando alguien hace algo inesperado provoca un montón de reajustes en el pensamiento de la gente.

Así es, cuando hagas las cosas de forma distinta harás reajustes en tu pensamiento. Vas a ser más productiva en cuantos más recursos tengas para lidiar con el trabajo y las dificultades del día a día, pero también en cuantas más herramientas y experiencias tenga tu mente para pensar, imaginar y crear.

Hay una famosa cita atribuida a Einstein: "siempre vas a obtener los mismos resultados si siempre haces lo mismo". Como estamos aquí porque queremos ser más productivos, y no igual de productivos, te invito a que pruebes estas seis cosas nuevas:

1. Cambia de método: ¿estás usando GTD? Este método funciona bien, pero no es el único. Hay otros como ZTD o Autofocus, que otras personas como Jero Sánchez están probando y han descubierto su compatibilidad con GTD. Busca tú mismo otra posible opción.
2. Lee sobre otros temas: para abrir nuestra mente, qué mejor que aprender sobre cosas totalmente desconocidas. Siempre me han recomendado comprar revistas de vez en cuando sobre hobbies distintos a los míos. Con la productividad pasa lo mismo; leer sobre estrategias, objetivos vitales, mejora personal, pero también cosas que no tengan nada que ver te dará ideas para adaptar tu método y orientar tu esfuerzo
3. Haz nuevas actividades: haz algo totalmente nuevo, o haz algo de otra forma. ¿Vas al gimnasio para hacer ejercicio? Prueba a salir a pasear, quizá descubras que te proporciona el mismo objetivo con menos tiempo o disfrutándolo más.
4. Las vacaciones son productivas: en la oficina siempre se escucha la frase "tengo ganas de hacer vacaciones para desconectar". Desconectar puede ser pasarse el día en la playa, pero no necesariamente. Puede ser también dedicar el tiempo a proyectos o actividades totalmente distintas que tengamos ganas de hacer. Aprender a tocar un instrumento puede convertirse en unas grandes vacaciones mentales.
5. Piensa: hay momentos como en vacaciones que desconectamos mentalmente y nos relajamos naturalmente, entonces empezamos a pensar. Trabajamos durante meses en cosas pero no nos paramos unos minutos a pensar en ellas. Así que aprovechemos este estado para hacer algo tan distinto a lo habitual como pensar.
6. Cambia tus prioridades: ¿qué pasaría si de repente aplicas otros criterios de prioridad a tu trabajo? Por dar ideas, el beneficio social de una acción en lugar de el económico, la satisfacción personal en lugar del tiempo de ejecución, el sentimiento de implicación que tendrán tus compañeros en lugar de la hoja de ruta.
7. Haz cambios en tu método productivo: no tienes por qué arrasar con él y empezar de cero necesariamente, pero introduce algunos cambios, en favor de la mejora continua. Deja de usar colores para anotar tareas, o úsalos si no lo hacías. Cambia los contextos de tus listas. No uses contextos. Cambia tu calendario electrónico por uno de papel.
8. No me hagas caso: este es el consejo 'bonus'. Has leído este artículo en busca de consejos sobre productividad. La mejor persona que te va a guiar en tu proceso para ajustar lo que haces y lo que quieres vas a ser tú, así que cada cosa distinta que hagas comprueba contigo mismo si obtienes lo que deseabas. Si después de probar algo no funciona, no lo fuerces.

En el desarrollo de ideas de negocios por internet hay una máxima que creo que siempre se da como una condición para ganar dinero y tener una idea de negocios rentable. Esa máxima consiste en que: a más tráfico de visitas, más oportunidades tenemos de ganar dinero.

Por tráfico de visitas se entiende la cantidad de personas que visitan nuestra página web o blog donde estamos desarrollando una estrategia de ventas como puede ser un blog, un portal o incluso un “landing page” o página de aterrizaje.

Ese tráfico de visitas no sólo debe de ser mayor en cantidad sino también en calidad. Es decir, no basta tener como objetivo 1000 visitas sino que tal vez lo mejor será tener sólo 500 visitas pero que sean 500 personas dispuestas a comprar los productos o servicios que ofrecemos.

Un medio para poder obtener ese tráfico de visitas es mediante el uso de las redes sociales de Twitter y Facebook.

Son tan importantes dichas redes sociales que todas las grandes empresas están haciendo un uso intensivo de las mismas dado que son una excelente herramienta para fidelizar y obtener clientes.

Si tienes un blog y quieres aumentar tu tráfico de visitas hacia el mismo resulta fundamental para ello que uses las redes sociales dentro de una estrategia coordinada para motivar el interés de los miembros de dichas redes sociales hacia tu blog y así obtener más visitas al mismo y puedas ganar más dinero en publicidad o cualquier otro medio que utilices para monetizar el mismo.

Una herramienta muy sencilla que te puede ayudar a medir si los artículos de tu blog vienen siendo difundidos por dichas redes sociales es una que he encontrado que se llama Social Media Analytics.

En Social Media Analytics uno debe de ingresar el link del feed o RSS de tu blog y te dirá si tus artículos han sido linkeados en Twitter o Facebook. Yo lo he probado con Haga Negocios y los resultados han sido francamente decepcionantes lo que me motiva a cambiar mi estrategia en dichas redes sociales.

Resulta por eso una excelente herramienta de diagnóstico para poder apreciar como vamos en dichas redes.

Puede visitar Social Media Analytics haciendo click aquí en este link

Alberto Villanueva

Para alcanzar un nivel de productividad personal óptimo todavía no conozco nada mejor que respetar el ciclo propuesto por David Allen en su sistema GTD: recopilar-procesar-organizar-hacer-revisar. Como podemos ver, todo empieza con la recopilación o captura de los compromisos que adquirimos, ya sea con un tercero o con nosotros mismo. La idea fundamental aquí es separar la recopilación del resto de actividades productivas.

Respetar este ciclo nos permite aplicar algunos "trucos" productivos muy efectivos, como por ejemplo evitar las constantes interrupciones simplemente tomando nota de los compromisos en el momento que surgen --recopilación--, y procesarlos posteriormente, cuando sea el momento más adecuado. De este modo evitamos tener que dejar lo que estamos haciendo en este momento para atender otros asuntos, que generalmente son menos importantes.

El problema surge cuando quien nos pide algo es el jefe, y además lo quiere para ayer. ¿Cómo encajar este tipo de situaciones en el ciclo productivo ideal, ese que separa la recopilación del procesamiento y la ejecución de las tareas? Ciertamente, no es sencillo. Pero con un poco de paciencia y mucha práctica, es posible hacerlo.

Veamos 4 claves que me han funcionado a lo largo de los años para mantener a flote mi sistema productivo contra el ataque de las interrupciones y las urgencias de última hora del jefe:

1. Aprende a ser confiable. Nadie aceptará una espera si no confía en que cumplirás el plazo. Hacer que tu jefe acepte un "después lo hago" no es algo que podrás conseguir de un día para otro, especialmente si normalmente incumples tus compromisos. Pero una vez empiece a confiar en ti, verás que es mucho más fácil posponer las tareas. Tu jefe --y el resto de la gente-- sabrá que terminarás el trabajo dentro de un plazo razonable, y no tendrá problema en esperar.

2. Haz partícipe a tu jefe de la situación. Si tu jefe realmente necesita algo urgentemente, y atenderlo pone en peligro otros compromisos importantes, házselo saber. No te limites a aceptar sabiendo que vas a inclumplir --eso impactaría directamente sobre tu credibilidad. Que comprenda que su urgencia, real o imaginaria, afectará negativamente a otros asuntos. De esa forma no podrá reclamarte después el retraso de un proyecto, o el incumplimiento con un cliente interno o externo del departamento.

3. Ofrece alternativas. No es lo mismo un "ahora no puedo", que un "ahora no, pero me pongo con ello en 2 horas y te lo entrego mañana por la mañana". Especialmente si ya gozas de credibilidad, estoy seguro de que esto prácticamente resolverá todos tus problemas al respecto. Por experiencia sé que pedimos las cosas urgentemente, no porque lo sean en este momento, sino porque no confiamos en que vaya a estar hechas a tiempo. Si eres una persona cumplidora, las cosas dejarán de ser urgentes para tu jefe.

4. Ten valor para tomar decisiones. Si a pesar de todo tu jefe se muestra poco razonable, sé proactivo y toma algunas decisiones. Habla con el superior de tu jefe, o con cualquier otra persona o grupo de la organización que pueda ayudarte. Finalmente, si nada funciona, quizá este no sea el trabajo para ti: ¿por qué no cambiar de empleo? Nada compensa pasar 8 horas de tu día estresado y frustrado por un jefe que no sabe serlo.

El Canasto

Por eso es tan importante “desactivar” la carga negativa de los mensajes que emitimos.

Las palabras que escogemos nos “retratan” (y a veces nos delatan)

Si lo piensas, en nuestra actividad profesional estamos todo el tiempo lanzando mensajes: en los contenidos de la página web, los emails que enviamos, las presentaciones, las conversaciones telefónicas que mantenemos, nuestro portfolio, las propuestas que elaboramos…

Las palabras que utilizamos en estos mensajes hablan por nosotros, y suelen decir bastante más de lo que nosotros, en principio, queremos decir, o de lo que somos conscientes que estamos diciendo. Podemos afirmar que las palabras que escogemos para transmitir una idea nos delatan. O, todavía más precisamente, nos retratan. Muestran nuestra forma de pensar y de sentir: nuestro sistema de ideas, nuestro enfoque, nuestra auténtica percepción -consciente e inconsciente- sobre un asunto, así como nuestra actitud e incluso nuestro estado de ánimo.

Un libro abierto

Si nos encontramos en un bueno momento, confiamos en nuestras posibilidades y estamos seguros de lo que decimos, seguramente lo dejaremos ver en las palabras que escogemos y en las expresiones que utilizamos. Utilizaremos muchas afirmaciones, mensajes positivos, fórmulas basadas en la confianza. Pero -y aquí suele estar el problema- si estamos un tanto deprimidos, cansados, o llenos de dudas, tenderemos a trasladar ese estado anímico a nuestros mensajes, aunque no seamos conscientes de ello.

Un ejemplo. Cuando presentamos al cliente una propuesta que no nos acaba de convencer, o sobre la que no estamos seguros, es muy fácil que en nuestro discurso se cuelen muchas expresiones negativas (no, tampoco, reducido, limitado, imposible, inviable,…) y, sobre todo, muchas expresiones de duda: no estoy seguro, no sé, puede ser, quizá, sería algo así, etc.

Aunque nosotros no seamos conscientes de ello, tras examinar nuestro mensaje el receptor -cliente, colaborador, cliente potencial- se dará perfecta cuenta de que algo falla en nuestro discurso, de que hemos dejado pistas que apuntan a una cierta falta de convicción. Tras leer o escuchar un mensaje lleno de expresiones negativas y vacilaciones, lo normal es que el cliente saque la siguiente conclusión: “Si lo cuenta así, es que ni siquiera él/ella está muy convencido de lo que dice”.

La consecuencia lógica de esto es que el cliente desechará nuestra propuesta, y dará más crédito a la opinión de otro proveedor.

La importancia de neutralizar la carga negativa

A veces, el problema no es el estado de ánimo, sino simplemente que no hemos prestado atención a las expresiones utilizadas, o que estamos acostumbrados a construir nuestro discurso con fórmulas negativas, condicionales y elipsis, quizá porque entendemos que afirmar e “ir al grano” es de mala educación. Ahí estamos dejando ver nuestro sistema de ideas, y una parte de nuestra concepción del mundo.

Todas estas son situaciones que a menudo conviene evitar para no ahuyentar a los clientes.

La parte positiva es que si conseguimos un cierto control sobre las palabras y expresiones empleadas -al menos en los textos escritos- podemos neutralizar la carga negativa de nuestros mensajes para centrarnos en los aspectos positivos. Esto no hará que nuestro estado anímico cambie, ni disipará nuestras dudas, es cierto, pero impedirá que el cliente obtenga una imagen negativa sobre nosotros. Que no es poco.

La clave está en entender que un texto en positivo transmite energía y confianza. Por eso es tan recomendable repasar los textos para limar las asperezas, las expresiones negativas y las formas que generan dudas.

La diferencia entre “sería y “será”

Un ejemplo típico de lo que estamos contando es el uso de las formas condicionales frente al futuro. No es lo mismo decir:

CASO 1. “El proyecto estaría terminado para el día X de agosto” que decir

CASO 2. “El proyecto estará terminado para el día X de agosto”

En el primer caso, parece que existen otras variables -no mencionadas- que condicionarán la fecha de entrega del proyecto. Es decir, el proyecto podría estar para el día X, pero también podría no estarlo. Es una proposición que “flota en el aire”.

En el segundo caso, en cambio, no hay duda de que el proyecto estará listo para el día X de agosto. Por eso, si lo que quieres decir es que la fecha de entrega será el día X, la segunda fórmula es mucho más clara y precisa, no concede espacio para las dudas y seguro que deja al cliente satisfecho.

Si, en cambio, quieres dejar ver al cliente que hay otras variables que marcarán la fecha de entrega, es mucho mejor que lo expliques claramente, y que no dejes esos condicionantes “flotando” en el mensaje. Puedes decir lo siguiente: “El proyecto estará para el día X siempre que me facilitéis los textos y las imágenes en los plazos que hemos establecido”.

La retórica

En muchas ocasiones, la falta de claridad, la indeterminación y la vaguedad en los mensajes procede del uso de fórmulas hechas, de expresiones muy utilizadas en las instancias y trámites administrativos, y que hoy han quedado vacías de contenido.

Tú no eres un aprendiz de abogado. Y el cliente no es un funcionario encargado de tramitar tu solicitud. A él no le interesan todas esas expresiones complejas y un tanto pretenciosas, que acaban ocultando la información esencial, y que contribuyen a generar malentendidos.

La solución es muy sencilla: sé claro. Explica lo que quieres explicar sin rodeos y, además, trata de centrarte en los aspectos positivos (siempre los hay, incluso cuando nos enfrentamos a un problema de envergadura).

¿Un mundo feliz?

“Mañana mismo te entrego el proyecto. Está completísimo. He incluido todo lo que has pedido más algunos extras que me han parecido útiles. Además te va a salir completamente gratis”.

Sin duda este mensaje es positivo, y el cliente va a quedar encantado, pero es evidente que no se corresponde con la realidad. Por eso no sirve para nada. Centrarse en los aspectos positivos no significa mentir. No tiene sentido que crees un mensaje positivo si éste no se ajusta a la realidad. Estarías engañando al cliente. Y eso es algo que la realidad se encargará de demostrar enseguida. Si esto ocurre,  habrás perdido la confianza de ese cliente de forma definitiva.

Se trata de comunicar algo real haciendo hincapié en los “puntos fuertes” de nuestra propuesta, aquellos que nos proporcionan ventaja competitiva, y se trata de hacerlo con un enfoque positivo, incluso cuando nos encontramos en un escenario negativo. Si te encuentras con un problema a la hora de realizar un proyecto, y debes comunicárselo a tu cliente, será mucho más productivo que, tras explicar lo que ocurre, te centres en la solución, y en los siguientes pasos. Porque si no haces más que resaltar la gravedad el problema, y el impacto negativo que va a tener, el cliente acabará realmente preocupado y desanimado. Y, normalmente, eso no va a ayudar en nada a resolver la situación.

La excepción que confirma la regla

Hemos hecho hincapié todo el tiempo en lanzar mensajes positivos, pero es verdad que también aquí podemos encontrar una excepción: por ejemplo, cuando el problema al que te enfrentas es tan urgente, y de tal envergadura, que no interesa quitarle hierro al asunto sino, todo lo contrario, resaltar la gravedad de lo que sucede. Es obvio que, en esas circunstancias, lo mejor es no poner paños calientes, ni dejar puertas de escape, para obligar al cliente a afrontar el problema sin rodeos. También es obvio que esta situación es la excepción, y no la norma.

Para concluir, y resumiendo, podemos decir que la clave para mantener una buena comunicación con los clientes actuales y potenciales consiste en lanzar mensajes claros, positivos y, por supuesto, ajustados a la realidad.

El Blog del Freelance

Muchas veces cuando está desarrollando ideas de negocios comienza a encontrar por internet diversa información útil que va guardando tal vez en su computadora u ordenador usando el sistema de marcadores, favoritos o bookmarks de su navegador de internet.

Ese sistema puede ser suficiente para alguien que está solo pero muchas veces nuestras ideas de negocios las compartimos o desarrollamos con otros, con socios u amigos.

Con dichos socios y amigos queremos no solo compartir los links o enlaces de páginas webs de información que tenemos sino además que ellos compartan con nosotros la información que pueden tener.

En este segundo caso el sistema que se usa es enviar por emails la información y allí es donde comienza a hacerse un desorden total donde no sabemos ya cuales son los links relevantes y cuales no. El tema se complica más aún si somos 3 o más personas por que los emails con los links comienzan a volverse indescifrables.

Acabo de encontrar una muy útil herramienta que nos facilitará dicho proceso.

Se llama URLIST y lo que hace es permitirnos crear listas de los links o enlaces de páginas webs que queramos, sobre cualquier tema que nos pudiera interesar.

Ese listado es guardado en el mismo website de URLIST y podemos enviarla a nuestro equipo de trabajo o socios para que ellos no solo la revisen sino que además puedan agregar otros links que consideren relevantes creándose así un listado único de links o enlaces sobre la materia que deseemos.

Esta herramienta podría ser usada también en trabajos académicos.

Además, se me olvidaba, es totalmente gratis y se usa vía internet sin necesidad de descargar ningún software en nuestra computadora.

Puede visitar URLIST haciendo click aquí en este link

Un artículo publicado en Haga Negocios

En muchas ideas de negocios o proyectos uno procede a hacer grabaciones. Los casos más conocidos son tal vez la de los abogados o la de los médicos quienes graban usando sistemas de grabación de textos o dictados de documentos.

Luego de ser grabados en audios, esas grabaciones necesitan ser transcritas y ahí es donde se crea todo un cuello de botella donde muchas veces se terceriza esa labor contratando a personas que hagan dichas transcripciones.

El problema es que muchas veces las personas encargadas de hacer las transcripciones no tienen experiencia y al no conocer las palabras técnicas se pierden a veces partes de los audios que luego tienen que ser revisados.

Además de dicho problema el costo de transcripción muchas veces es alto.

El website CastingWords ha creado un sistema de transcripciones de audio por internet que resulta bastante eficiente y rentable tanto para ellos como para los que usan sus servicios y así todos pueden ganar dinero o ahorrar dinero.

La razón de lo anterior es que han creado un sistema de cobro por sus servicios bastante previsible al fijarse una tarifa por minuto de audio con lo cual se sabe exactamente cuánto costará una transcripción.

Además las transcripciones son hechas por personas y no por sistemas de computadora de reconocimiento de voz con lo cual se garantiza una mayor calidad en la transcripción y una revisión para que las palabras difíciles sean correctamente transcritas.

Este modelo de negocios puede ser replicado en otras ideas de negocios que quieran usar el internet como un medio para llegar a sus potenciales clientes.

Puede visitar Casting Words haciendo click aquí