Productividad para telesecretarias

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos físicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. La administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o qué estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo. Nosotros continuaremos usando la expresión "Administrar el tiempo" para identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con algún significado. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es más importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado.

Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que tendrían tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas más eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con más rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rápidos, podrían tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre.

Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.

Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar más horas. Todos hacemos esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas semanales se alargan a 70, 80 o más. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que podrían ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.

Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay más por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.

El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuanto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solución a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas más importantes, en la seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.

Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administración de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se convertirá en un problema menor.

Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras. En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente, debería ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de mejor manera.

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A partir de un artículo que leí de Sydni Craig-Hart, quiero compartir aquí algunas ideas que espero te ayuden a conseguir ese primer cliente ideal que estás buscando para tu negocio de asistencia virtual.

Por supuesto, no hay fórmulas mágicas. Sin embargo, algunas de estas actividades pueden contribuir para que lo logres.

Como bien indica Sydni, las asistentes virtuales -como cualquier otro emprendedor- necesitamos ser proactivas si queremos conseguir clientes para nuestros servicios. Los clientes son los que nos permiten tener un negocio sustentable.

Internet nos ofrece gran cantidad de alternativas para exponernos frente a potenciales clientes. Podemos gracias a Twitter, Facebook y LinkedIn -por mencionar algunas redes sociales- ampliar nuestra red de contactos y construir nuevas relaciones a partir de ellas.

3 maneras de conseguir ese primer cliente ideal para tu negocio de Asistencia Virtual:

1. Por referencias. En mi caso, mí primer cliente fue un exjefe, alguien que conocía de mi época en relación de dependencia. Luego, llegaron otros vía recomendaciones de personas que me conocen. Pienso que asegurarnos que estamos siendo proactivas a la hora de hablar sobre nuestro negocio con familiares, amigos y conocidos será clave para conseguir ese primer cliente. ¿Lo estás haciendo?
2. Vía redes sociales y profesionales online. Esto es algo que ya mencioné anteriormente y en la actualidad me está trayendo muchos nuevos potenciales clientes y solicitudes de consulta sin cargo. Como te comenté en otras oportunidades, no sólo se trata de tener tus perfiles abiertos en las redes sociales, ¡tendrás que participar activamente para generar relaciones genuinas y exponerte frente a otros! Aquí va entonces un potente llamado a la acción para que participes en las redes. Compartí tu experiencia, dejá comentarios en los blogs que leas, participá en las discusiones que se generan en las redes profesionales en las cuales tenés tu perfil creado, etc.
3. Vía organizaciones profesionales y eventos presenciales. Participar en eventos de manera presencial te permitirá conocer otras personas que, como vos, están desarrollando su actividad online. Que tu negocio sea desde casa no significa que debas dejar de participar en eventos presenciales. Hay muchísimos eventos gratuitos para emprendedores. ¡Participa!

Ahora bien, a la hora de conseguir clientes será importante manejar tu ansiedad para evitar tomar como clientes personas que no están dentro de tu público objetivo. Ya publiqué anteriormente artículos sobre la importancia de elegir un nicho para tu negocio de asistencia virtual y sobre tener un perfil de cliente ideal.

Es importantísimo que logres tener claro qué te diferencia de los demás y por qué tus potenciales clientes se beneficiarán contratándote a vos en lugar de contratar otra colega.

Asi que, si querés conseguir ese primer cliente ideal para tu negocio de asistencia virtual, ¡manos a la obra! Ponte a trabajar, a hablar sobre tu negocio, a relacionarte con otros, a participar, a ser proactiva….

Si te quedás esperando que los clientes lleguen a vos, como por arte de magia, las cosas resultarán mucho más difíciles.

¿Qué vas a hacer esta semana para promocionar tu negocio de asistencia virtual?

¿Qué estás haciendo para expandir tu red de contactos?

Gracias -como siempre- por compartir tu opinión, tu experiencia, tus ideas y tus dudas escribiéndome un comentario.

Hasta la próxima, Vicky Miles

Como siempre dicen quienes saben y quienes escribimos acerca del tema, escuchar es el primer paso para participar en social media. Pero después de haber hablado con mi amigo Ariel Brailovsky durante la grabación de su primer podcast para “Friday Tip” (en el que por cierto estuve como invitada) acerca de la inmersión de las empresas en las redes sociales me quedé con esa inquietud, preguntándome si escuchar, que es lo que me gusta llamar como la etapa pasiva en social media, es suficiente como el primer paso por parte de las empresas.

Llego a la conclusión de que las empresas no solo deben escuchar desde el exterior hacía dentro en esta recomendable primera etapa pasiva, deben observar, poner atención a lo que es la cultura de la Web, ver y analizar como las personas se están adaptando en las redes sociales, porque resulta que muchísimas de ellas llevan años de ventaja en el proceso de adaptación. Entonces, será cuando las empresas verdaderamente comprendan como participar de forma auténtica y como pertenecer a las comunidades.

Si las empresas se limitan a escuchar, a solo monitorear lo que se dice de ellas, sus productos y/o servicios, así como a sus competidores, no estarán haciendo la labor de esta primera etapa de forma inteligente y completa, no estarán preparadas para elaborar estrategias eficaces de social media y saltar a la etapa activa. Hace falta una verdadera contemplación hacía lo que sucede en la llamada nueva media. Los antropólogos tienen formas muy complejas de evaluar y explicar la evolución de las culturas, lo llaman “Cambio social”, y utilizan algunas de esas palabras “grandes” para describirlo (culturización, individualización, democratización… muchas –ions para llenar sus libros de texto).

Social media viene a ser eso precisamente, un cambio social. No solo es una revolución tecnológica, es una cultural. Estamos redefiniendo la forma en que interactuamos por medio de estas herramientas tecnológicas y creo que estamos un poco atravesando por esos cambios sociales nosotros mismos. En mi caso, utilizaré palabras diferentes y más simples que los antropólogos.

Los cambios sociales que observamos en las redes:

INDIVIDUALIDAD

Las Web social le da a las personas la libertad y la comodidad de ser quienes realmente son. Eso les da el poder para explorar sus gustos únicos, personalidades e intereses. Y le da a cada persona la oportunidad y el coraje para expresar individualidad.

Como negocio, tienes que observar como esas personas, especialmente tus clientes, se están expresando fuera de ese contexto de consumidores. Son personas multidimencionales, y ver como se desenvuelven puede ayudarte a entender que estilos de comunicación los hace sentir cómodos, y que tipo de relaciones están buscando establecer.

PERTENENCIA

Antes de que Internet transformara nuestras vidas, no era tan fácil encontrar a personas con intereses mutuos, y cuando las encontrábamos nos era difícil mantener el contacto, ya sea por complicaciones de tiempo, distancia o ambas cosas. En la actualidad, los buscadores y las redes sociales resuelven eso, social media está abriendo puertas constantemente para encontrar gente afín. Personalmente, he renovado y formado relaciones con colegas comunicadores, y grupos de personas que me parecen interesantes para interactuar y aprender de ellos. Tus clientes quieren pertenecer a algo. ¿Como puedes crear algo a lo que ellos quieran pertenecer? Piensa más allá de tu producto y servicio. Permite que lo que tu ofreces siga en vez de que sea líder de la conversación. Observa en donde es que las personas se congregan en formas que son completamente independientes a ti y lo que representas, luego construye un puente hacía ellas.

INDEPENDENCIA

Antropólogos hablan de secularización, o bien, de culturas alejándose del liderazgo religioso para basarse en un sistema de comunidad de valores. Ok, me dolió la cabeza con eso, lo que quiero decir es que en social media las corporaciones ya no gobiernan nuestro mundo. Los medios de comunicación ya no es nuestra fuente definitiva de autoridad de noticias (aunque desde luego sigue siendo una fuente). Estamos menos inclinados a admirar grandes compañías con “altos muros” y ahora desconfiamos de lo que sucede detrás de esas paredes. La gran tienda resulta fría, queremos algo más pequeño e íntimo. Diferente.

La compañía Apple, por ejemplo, ha hecho un excelente trabajo creando demandas masivas con algo que se siente independiente y fresco. Como empresa, ¿estás hablando desde una torre de marfil mítica, o como parte de las comunidades? ¿Estas observando como tus clientes y prospectos interactúan con empresas como la tuya, y como están expresando sus expectativas por esas relaciones?

VOZ

La Web está democratizando todo. Votamos, (a veces literalmente y otras figurativamente) con nuestras voces, nuestros email, o haciendo click con nuestro mouse. Nuestras voces individuales están más amplificadas que nunca antes, gracias a los blogs, Twitter, Facebook, sitios de reseñas, y de contenido generado por los usuarios. Y nuestras voces colectivas pueden desenmascarar deshonestidad de políticos y figuras públicas, y hasta salvar una vida.

Los consumidores quieren tener voto. Votan con sus carteras, sus recomendaciones y referencias, con su lealtad a largo plazo. ¿Estas dispuesto a darle a esas comunidades con las que participas, voz en tu mundo? ¿Eres lo suficientemente humilde para observar como tus clientes, empleados, críticos y competidores pueden hacerte mejor?

El cambio social es orgánico e inexacto, pero no puedes ignorarlo si tienes esperanza de que tu empresa evolucione, porque las comunidades están evolucionando por sí mismas a tu lado. ¿Tienes la paciencia suficiente para buscar a tu alrededor, fuera de tus lentes de miopía empresarial, para observar lo que sucede, ver como la gente interactúa ahora? ¿Qué vas a hacer al respecto?

Un artículo publicado en Assistantsolution

A pesar que ya existen hace varios años, los blogs se han convertido en unafuerte herramienta de marketing inclusive antes de la explosión de las redes sociales, y ahora con éstas, aún mas.

Sin embargo, la idea no es empezar un blog sin tener claro el porqué, cómo y quién lo manejará.

Más de la mitad de los blogs son abandonados en sus primeros tres meses. Aunque esto no es realmente importante si tú estás escribiendo un diario personal, de política o un blog de celebridades, pero si es muy importante si inicias un blog para tu empresa y no mantienes su publicación en forma constante y con un objetivo.

Cuando un prospecto llega a un blog que no se ha actualizado en meses, es similar a entrar en un negocio vacío con las ventanas rotas y lleno de polvo. Definitivamente no se ve bien para ti, tu reputación empresarial y tu imagen de marca.

No dejes que eso te suceda. Empieza de la manera correcta y haz las cosas inteligentemente. Repasemos algunas cositas básicas:

¿Qué es un Blog de Negocios?

Debido a que un blog es una manera barata y rápida de construir una presencia en internet, es una forma ideal para empresarios, técnicos, consultores, oradores, escritores y otros profesionales para crear confianza y credibilidad con la conversación que se genera mediante los comentarios de las personas.

Está demás decir que el blog deberá ser en tu propio dominio (no gratuito comotunegocio.blogspot.com o como tunegocio.wordpress.com). No tengo nada en contra de los blogs gratuitos, pero si es el blog de tu negocio ¿porque alguien debería leerlo si tú no eres capaz de invertir US$ 10 anuales en tu dominio y US$ 60 anuales para su hospedaje web?

Por su naturaleza misma, un blog es perfecto para los profesionales ocupados. Los blogs son rápidos y fáciles de actualizar. Tú estarás creando contenido fresco con frecuencia (dos a tres veces a la semana se recomienda como mínimo) que es útil para tus clientes potenciales y actuales, además que eso es adorado por Google. A diferencia de la “web tradicional” estática, un blog es un sitio dinámico que anima a sus visitantes a interactuar contigo a través de comentarios para que puedan llegar a conocerte mejor.

Cuando se crea una conversación con tu público (visitantes, lectores, prospectos), creas confianza. Estás construyendo tu red y aumentando la visibilidad de sus productos y servicios de una manera natural.

Un blog es básico en tu estrategia de marketing en internet con las redes sociales. Combinado con el sitio web de tus productos, servicios y/o el de tu empresa, tendrás todo lo necesario para desarrollar y administrar su negocio a nivel mundial desde internet.

7 Pasos para arrancar con tu Blog

Como bien dice Robert Kiyosaki, “todo negocio mal planeado desde el inicio será difícil que pueda expandirse”. Esto se aplica perfectamente a tu negocio, tu blog es clave para el éxito y expansión de tu negocio en internet y las redes sociales. Para eso, tiene que estar bien planeado desde el inicio. Estos son los pasos que te recomiendo seguir:

1. Antes de hacer cualquier otra cosa, analiza las razones por las que deseas publicar un blog. Algunas personas utilizan un blog como un generador de prospectos para construir su base de datos, su lista de suscriptores. Algunos están buscando construir una plataforma de visibilidad, mientras que otros utilizan el blog para desarrollar contenido para otros fines, como libros, artículos y programas. ¿Cuál es el objetivo de tu blog? ¿Cómo está relacionado el objetivo del blog con los objetivos de tu negocio?

2. ¿Quién es tu lector ideal? Para la mayoría de las empresas que he asesorado, el lector ideal es similar a su cliente ideal. Es importante conocer a tu público objetivo para que puedas satisfacer sus deseos y necesidades y enfocarse en eso.

3. ¿Cómo quieres que tus lectores se sientan al leer tu blog? Esto puede parecer una pregunta extraña, sin embargo, te ayudará a aprovechar las emociones de tu audiencia. ¿Quieres que tu lector esté inspirado, motivado, y realice alguna acción? Recuerda que, sacar provecho a esto te ayudará a centrar tu contenido en servir a tu lector.

Ya sabemos que día a día hay más emprendedores online que contratan nuestros servicios de asistencia virtual. Poco a poco decir que sos asistente virtual es algo que -al menos entre quienes emprenden online- ya no sorprende

Pienso que los emprendedores online comienzan a tener bien claro los beneficios que los servicios de asistencia virtual les presentan y cómo, delegando, logran hacer crecer sus negocios más rápidamente.

Una de las estrategias de la mayoría de las asistentes virtuales exitosas esno sólo elegir un nicho sino también, especializarse.

Sobre elegir un nicho, te sugiero leas este artículo.

Hoy quiero detenerme en la especialización.

Según la Real Academia Española

Especialidad:
Rama de una ciencia, arte o actividad, cuyo objeto es una parte limitada de ellas, sobre la cual poseen saberes o habilidades muy precisos quienes la cultivan.

A continuación, te presento 3 motivos por los cuales especializarnos es positivo:

1. Porque "Menos es Más"
   Como todas sabemos, no se puede ser "todo para todo el mundo".  Si estás leyendo blogs de gurues como Alvaro Mendoza, sabrás que elegir un nicho y especializarte es clave y contribuye muchísimo al desarrollo de tu actividad. Y no sólo me refiero a conseguir más ingresos sino a que todo se facilita. Desde el desarrollo de los textos de tu sitio en Internet, hasta la generación de contenidos para tu blog. Y esto es el resultado de saber claramente quién es tu público objetivo y que servicios/soluciones les ofrecés.
2. Porque te convertís en "experta" y podés cobrar tarifas más elevadas
   Las asistentes virtuales profesionales que son expertas en una actividad altamente demandada pueden cobrar tarifas más elevadas por sus servicios. Más aún, desarrollando habilidades específicas lograrás destacarte entre tus colegas. Hay habilidades que resultan particularmente valiosas para determinados nichos y siempre representará un valor agregado a quien te contrate.
3. Porque cuando hacés lo que te gusta, tu calidad de vida mejora
   Pienso que iniciar nuestro propio negocio es algo que hacemos todas particularmente en busca de una mejor calidad de vida. Y cuando hacés lo que te gusta, ¡las cosas son mucho más agradables! Además, cuando hacemos lo que nos gusta generalmente el resultado de nuestro trabajo es mejor. Nuestra calidad de servicio siempre sorprenderá a nuestros clientes. Estamos apasionadas con lo que hacemos y superamos sus expectativas sin siquiera esforzarnos.  

¿Cómo me especializo dentro de mi negocio de Asistencia Virtual?

Una buena manera de comenzar es detectar muy claramente qué actividades te gusta realizar.

En mi caso, tengo que reconocer que el marketing en Internet, los blogs, la comunicación online y las redes sociales me cautivaron. Ello me llevó a investigar más sobre el tema, a tomar cursos específicos, etc.

Así que, decidí especializarme en eso. Son los servicios que principalmente brindo a mis clientes. Confieso que aún mi sitio en Internet no refleja tan bien como quisiera esta especialización. Sin embargo, ya tomé la decisión y no estoy tomando clientes que están buscando servicios de atención telefónica, asistencia en tareas secretarias o administrativo contables, por poner un ejemplo. Sólo me dedico a quienes necesitan soluciones en todo lo que tiene que ver con la operación de las actividades de marketing online.

Tal como te comenté en mi video sobre las predicciones de Craig Cannings para 2010- todo lo referente al Marketing Online y las Redes Socialeses algo super interesante y será muy demandado como servicio de asistencia virtual.

Así que, obviamente, si estos temas te apasionan también, no dudes en inscribirte a los cursos de VAClassroom.

Pero volviendo al tema que nos ocupa, ¿qué otras ideas se te ocurren pueden ayudarnos a identificar en qué especializarnos?

¿Vos te estás especializando en algún servicio en particular? ¿Pensás hacerlo?

Gracias por compartir tu experiencia, sugerencias, ideas y dudas escribiendo un comentario.

¡Hasta la próxima! Vicky Miles

Una de las tareas esenciales cuando uno tiene un blog es el escribir con la mayor frecuencia posible.

En el curso Cómo Hacer un Blog y Ganar Dinero yo recomiendo empezar de menos a más. Tal vez comenzar con tres artículos a la semana y luego ir subiendo el ritmo de artículos.

Es, sin embargo, muy difícil encontrar ideas de artículos para escribir todos los días y esa es la razón por la cual muchos abandonan el blog dado que dejan de escribir con regularidad o lo hacen por una o dos semanas y luego no pueden seguir haciéndolo y sienten que el esfuerzo no vale la pena dado que el tráfico de visitas no aumenta ni tampoco el dinero.

Cuando hice el curso Cómo Hacer un Blog y Ganar Dinero mis ganancias por Google Adsense eran un promedio de U.S.$ 500 dólares mensuales y el mes pasado ha superado los U.S.$ 1300 dólares y cuando me preguntan cómo es que he logrado ese incremento de ganancias, la respuesta no es simple, hay varias cosas que he aprendido en el camino que serán parte de un nuevo curso (puede ver mi últimoreporte de ingresos aquí en este link).

Uno de los aspectos esenciales es, sin embargo, el escribir en forma frecuente y para poder hacerlo uno debe de seguir ciertas estrategias para poder encontrar ideas de artículos.

Una de esas estrategias es usar los que se llama el Calendario Editorial que es una herramienta usada por los diarios y periódicos tradicionales y que ahora es muy fácil hacer con herramientas gratuitas como el Calendario de Google .

La estrategia consiste en que usando un Calendario electrónico usted anota en cada día y en forma anticipada los artículos que va a escribir para así no tener que buscar nuevas ideas todos los días sino que tal vez en una sola tarde puede planear con anticipación varios de los artículos que escribirá durante la semana.

Esa forma de planeamiento le permitirá además hacer series de artículos que giren alrededor de una sola idea de artículo, vinculándolos entre sí y generando una investigación más profunda sobre ciertos temas. Teniendo ese calendario luego podrá escribir los artículos sin perder tiempo en la búsqueda de nuevas ideas por que eso lo hizo en un sólo momento.

Una herramienta alternativa al calendario es usar un hoja de Excel y hacer un cuadro con las ideas a escribir. Más allá de la herramienta a usar, la idea es planear con anticipación los artículos y así evitar perder tiempo todos los días en la búsqueda de ideas para su blog.

Alberto Villanueva